Отчет смены

Отчет смены - это отчет о движении денежных средств, поступлении товаров за время работы сотрудников в смене, а так же чек-листы со списком дел на начало и конец смены. У каждой смены есть дата и порядковый номер за этот день.

Без открытия смены сотрудники не могут принимать оплату.

Открытие смены

Для того, чтобы открыть смену, необходимо перейти на экран "Меню" - "Отчет смены". Если смена уже открыта, отобразится информация о ней. В противном случае будет доступна кнопка "Открыть смену".


В процессе открытия смены необходимо задать имена сотрудников, кто в данный момент работает (вводим первые буквы имен и выбираем из списка преложенных).


Далее необходимо заполнить количество денег, находящихся в кассе. Считается количество купюр и монет. Например, 4 тысячных, 4 пятисоток, 6 соток и т.д. Общая сумма рассчитается автоматически (выводится в заголовке окна).


Количество купюр и монет подгружается автоматически с закрытия предыдущей смены. Сделано это для того, чтобы меньше необходимо было вводить данных в форму. Однако сумму на начало смены в любом случае пересчитываем и в случае несовпадения исправляем. Галочка "Последняя смена" нужна, чтобы показать, будут ли еще смены сегодня после открываемой или нет. От этого будет зависеть чек-лист закрытия смены (он отличается на обычной пересменке и в конце рабочего дня), а так же некоторые другие функции.

После того как все данные заполнены и мы нажали кнопку "Сохранить", откроется страница с информацией о текущей открытой смене. Слева разделы смены, справа информация по выбранному разделу. По мере рассчета гостей и продаже товаров автоматически будет рассчитываться выручка по карте и за наличные, а так же сумма, которая должна остаться в кассе с учетом приходов и расходов.

Затраты

Если денежные средства из кассы расходуются на какие-либо цели, это отражается в отчете смены в разделе "Затраты". При добавлении затрат необходимо указать категорию (или купленный товар), потраченную сумму и комментарий (а в случае покупки товара еще и указать количество привезенного товара).


Если денежные средства изымаются из кассы, необходимо указать категорию "Инкасация". НЕЛЬЗЯ ПРОИЗВОДИТЬ РАСХОД ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НЕ ОТРАЖАЯ ЭТО В ОТКРЫТОЙ СМЕНЕ.


Чтобы исправить введенные данные, можно удалить расход и добавить его вновь.

Поступления

Раздел "Поступления" аналогичен разделу "Затраты" и используется для внесения денежных средств (если их не хватает в кассе для текущих нужд), а так же отражение поступления товара, который был оплачен ранее (по безналу, т.е. деньги из кассы за него не выдавались). Обратите внимание, поступаемый товар из данного раздела и из раздела "Затраты" фиксируется в складском учете программы в момент закрытия смены. До момента закрытия смены товар в складском учете не отражается.

Чек-листы

На начало смены и на конец смены задается список задачь, которые необходимо выполнить сотрудникам смены. Пункт отмечается как выполненный только тем сотрудником, который непосредственно сделал данную задачу! Список пунктов разделен на две части - то что делается в начале смены до открытия и то, что делается в самом начале смены, но уже после открытия (аналогично в конце смены до закрытия заведения и уже после закрытия заведения).

Закрытие смены

Когда смена завершена и сделаны все пункты чек-листа закрытия смены, необходимо заполнить данные по суммам в кассе и закрыть смену. Для этого нужно заполнить (опять же по количеству купюр и монет) фактическое значение денежных средств в кассе, а так же сверку итогов с банковского терминала.

Данные сверки итогов с банковского терминала показывают, сколько на самом деле было проведено рассчетов по карте за данную смену. И если эта сумма не совпадает с суммой, отмеченой как "по карте" при рассчете гостей, отобразится надпись "требуется коррекция". Это означает, что при рассчете гостей была допущена ошибка - гость, который оплатил картой, был отмечен в системе как гость, рассчитавшийся наличными (и наоборот, если сверка итогов меньше). Чтобы исправить признак оплаты, необходимо перейти в раздел "История оплат", найти в списке гостя, который был отмечен неверно и исправить (подробнее как - описано на странице "История оплат")

Обращаем внимание, что сверка итогов в банковском терминале обнуляет значения счетчиков. Поэтому если с момента открытия смены вы делали сверку итогов несколько раз, в отчет необходимо ввести общую сумму. Так же обращаем внимание что для решения проблем в терминале есть возможность распечатать повторно прошлые сверки итогов и все оплаты, произведенные по карте. Это может пригодиться, чтобы найти ошибку (когда был задан неверный признак оплаты для гостя).

Как только сумма наличных в кассе была посчитана, сверка итогов задана, возникшие проблемы с расхождением сверки итогов решены, автоматически рассчитается итоговый результат и отобразиться недостача, если такая есть. Для закрытия смены используем кнопку "Закрыть". Закрытие смены отменить нельзя, поэтому к моменту закрытия смены отчет должен быть корректно заполнен и отмечен весь чек-лись.