Отчеты смен
Предназначены для контроля работы смены (прежде всего движения денежных средств в кассе, поступления товаров, выполнения чек-листов).
Отчет по смене заполяется сотрудниками на экране кассира в самом начале смены и обязательно закрывается в самом конце смены с подведением всех итогов работы. Отчет по смене состоит из следующих частей:
- отчет по движению денежных средств
- затраты - любые расходы денежных средств из кассы с указанием целей
- поступления - поступления денежных средств в кассу или товаров, которые были оплачены ранее по безналу
- чек-листы со списком дел, которые нужно выполнить в начале смены и в конце
Отчет по движению денежных средств
Исходим из того, что все движения денежных средств происходят в рамках открытой смены. Не разрешается забирать деньги из кассы или вносить без открытия отчета по смене (т.е. без какого-либо контроля).
У нас есть сумма на начало смены. В течение смены мы получаем выручку наличными и выручку по карте. Так же в течение смены у нас могут быть определенные затраты(например, пришлось сбегать в магазин за продуктами, которые закончились).
Т.о. к концу смены у нас в кассе должна быть известная сумма денежых средств: сумма на начало + выручка наличными - затраты. Сотрудники считают выручку денежных средств по факту, чтобы сравнить с тем, что должно получиться на конец смены.
Недостача означает, что часть денежных средств пропало по какой-то причине без упоминания в отчете. Это не обязательно воровство, т.к. можно например забыть записать сумму в затраты. Такие ситуации как правило говорят о том, что кассовой дисциплины у сотрудников не хватает и они не внимательно относятся к кассе. В зависимости от ваших правил применяются определенные санкции и предупреждения, вплоть до восполнения недостачи из личных средств сотрудников.
Если у Вас в кассе по итогам отчета лишние деньги - это так же проблема. Говорит о том, что кто-то за что-то заплатил, вернул долг и т.д., но в систему это не заполнено. И в будущем это всплывет. Например, недостачей какого-то товара, который был продан (деньги за него получены), а в систему продажа не была внесена.
Данные по выручке по карте берутся с банковского терминала (операция "Сверка итогов"). И так же фотография сверки итогов отправляется управляющему (чтобы сверить, что данные с терминала в отчете по смене указаны корректно, без каких-либо подмен).
Закрытые отчеты можно увидеть в разделе "Финансы" - "История смен" (нажав на дату в первой колонке можно увидеть подробности).
Затраты (в том числе покупка товара)
Затраты могут быть двух видов: затраты определенной категории или покупка на деньги из кассы какого-либо товара.
Категории затрат формируются в раздеделе "Финансы" - "Расходы" - "Категории расходов". В этом списке такие затраты, как например "Мойка окон", "Зарплата", "Мероприятия" и т.д. Т.е. то, что не относится к товарам на складе. В этом же списке рекомендуем создать категорию "Инкассация", чтобы указывать ее, когда Вы забираете(выводите) наличные из кассы. В случае указания затрат по категориям в отчете обязательно нужно будет указать комментарий к каждому пункту затрат.
Если же деньги были потрачены на товар, который учитывается у Вас на складе, в списке затрат нужно выбрать сам товар. Как заводятся товары в системе, описано в разделе по ссылке. При выборе товара в затратах так же придется в обязательном порядке указать количество поступившего товара на склад и единицы измерения. Например, 10кг кофе. (информация о поступившем товаре отобразится на складе только в момент закрытия смены).
Поступление товара (оплаченного ранее) и денежных средств
Бывают ситуации, когда в кассу нужно довнести денежные средства (например, ожидается поставка, оплата которой происходит деньгами из кассы). В таком случае приход денежных средств нужно будет заполнить в разделе "Внесение и инкассация наличных".
В этом же разделе указывается любое поступление товара на склад, если за него не нужно отдавать деньги (т.е. он был оплачен ранее по безналу). В таком случае нужно будет указать товар, его количество и единицы измерения. (информация о поступившем товаре отобразится на складе только в момент закрытия смены).
Чек-листы открытия и закрытия смен
Список дел, которые нужно выполнить сотрудникам в момент открытия смены и в момент закрытия, настраиваются в разделе "Персонал" - "Чек-листы смен".
Пункты чек-листа разбиты по группам:
- В начале первой смены перед открытием заведения
- В начале первой смены после открытия заведения
- В начале каждой смены
- В конце каждой смены
- В конце последней смены перед закрытием
- В конце последней смены после закрытием
Так же пункты чек-листа разбиваются по дням недели. Можно указать задачу как на каждый день, так и на конкретный день недели. Указать пункт на несколько(не все) дни недели пока нельзя, необходимо завести его несколько раз в этом списке на каждый нужный день.
Приоритет определяет порядок выполнения дел. Чем больше цифра, тем выше этот пункт будет отображен в отчете смены
Получение отчетов смен на телефон
В системе можно настроить уведомления об отчетах смен, который будет приходить на Ваш телефон каждый раз, когда сотрудники закрывают смену.
Так же если кто-то без контроля будет проводить операции с денежными средствами в промежутках между сменами, вы так же получите уведомление об этом. Система проверяет, что сумма в кассе на начало смены соответствует сумме в кассе на момент закрытия предыдущей смены. И если есть расхождение, присылает информацию об этом (На примере на скриншоте куда-то пропал 41 рубль. Куда именно - можно глянуть по камерам. Именно поэтому суммы на момент открытия и закрытия смен задаются по купюрам, чтобы легче было затем отследить где были ошибки или что пропало)
Как настроить уведомления, описано в разделе "Уведомления системы"