Учет товаров

Товары - это все ваши ингредиенты (из которых вы делаете блюда/напитки) и прочие товары, которые можно продавать в исходном виде, либо использовать для своей деятельности (например хозтовары). Вся работа со складом ведется в разделе "Склад". Складской учет позволяет:

  • вести контроль расхода товаров (на основе сделанных заказов и совершенных продаж)
  • сравнивать текущее количество товара с количеством, которое должно быть с учетом сделанных заказов и продаж, выявлять потери
  • планировать следующие закупки ориентируясь на расход за период
  • вовремя получать уведомления о заканчивающихся товарах на складе
  • рассчитывать детальную себестоимость меню с учетом цен на товары
  • видеть себестоимость затраченных товаров в статистике по сделанным заказам и совершенным продажам
  • вести детальную информацию по расходам (разбивка на товары в отчете смены в затратах)
  • контролировать списания

Товары заведены в разделе "Склад - Справочники". Весь товар в системе подразделяется на группы для более удобного восприятия в остальных разделах системы. У товара всегда задана базовая единица измерения, например, литр. Цена закупки обновляется автоматически, когда в систему оформляется приход товара (Приход делается из разедала: "Финансы - Расходы - Добавить" ). Цена закупки будет влиять на себестоимость меню и проданных товаров. Минимум задается чтобы получать уведомления о заканчивающихся позициях.

Текущие остатки

Остатки товаров можно посмотреть на странице "Склад - Текущие остатки". Остатки считаются как значения, учтенные на ревизии минус расход товаров на основе сделанных заказов/продаж/списаний, плюс записанные поступления.

Списание товара

Списание товара производится из раздела "Склад- Списания". Можно заранее подготовить список причин списаний, чтобы в дальнейшем иметь детальную статистику.

При записи поступлений или списаний важно правильно указать дату и время. От этого будет зависеть, в какую из ревизий попадет движение товара.

Ревизии

Ревизия - это фиксация текущего состояния количества товаров в заведении в определенный момент времени и анализ расходов/потерь за период между текущей ревизией и предыдущей (за интервал времени). В этот интервал времени нам так же известны все поступления/списания товаров, все заказы и продажи, которые были записаны в систему. Это позволяет проанализировать расходы и выявить потери.

Потери товара - это разница между расходом товаров на ревизии (сколько товаров убавилось, основываясь на наших подчетах) и расходом товаров на продажи, проведенные через систему. Стоит отметить, что потери - это не какое-либо воровство. Это может быть не учтенное списание, перерасход ингредиентов без учета спецификации и т.д. В любом случае при наличии потерь товар пошел не по назначению. (Иногда весовой товар измеряется на глаз и в любом случае будут незначительные отклонения. Главное чтобы отклонения не были значительными. Для точных данных придется использовать весы)

Ревизии могут быть двух типов: подсчет остатков (делается сотрудниками каждый день) и плановые (произвольные). При этом данные ревизий разных типов не пересекаются. В текущем количестве товаров показываются данные на основе последней проведенной ревизии вне зависимости от ее типа.

Провести подсчет остатков можно перейдя в раздел "Склад - Подстчет остатков". В такие ревизии пападает только тот товар, для которого отмечена галочка "Требуется подсчет количества".

Плановые ревизии проводятся реже и как правило специальным сотрудником, например раз в месяц. Чтобы проконтролировать проведение ежедневных ревизий. Плановые ревизии проводятся или по всем товарам или по товарам одной из групп товаров. Начать плановую ревизию можно перейдя в раздел "Склад - Ревизии - Провести ревизию".

Вне зависимости от типа ревизии откроется специальный экран для ввода данных (экран оптимизирован для ввода данных с мобильного телефона).

Детали ревизий

Информация по проведенным ревизиям доступна в разделе "Склад - Ревизии". Так же у каждой ревизии указано, кто именно ее проводил и в какую дату/время.

Уведомления

При проведении ревизий данные могут приходить на телефон в виде уведомлеий с указанием, какой товар заканчивается (при ревизии товара было меньше чем минимальное число). Для этого необходимо настроить уведомления для своего пользователя. На телефон будут приходить сообщения следующего вида:

Места хранения

При подсчете остатков есть одна проблема: один и тот же товар может храниться в разных местах вашего помещения в разных единицах измерения. Сотруднику придется сначала просуммировать остатки одного и того же товара прежде чем внести в систему. При этом товар фасуется в упаковках разного размера, веса, объема и т.д. Например, молоко может быть 850мл, 950мл, 1000мл, упаковкой в 12 литров и т.д. И считать его на складе удобнее всего этими упаковками, а не переводя условные 950мл в литры перед записью в систему.

Без мест хранения подсчет остатков выглядит так: считаем молоко в подсобке, считаем молоко на барной стойке, суммируем, после этого записываем в систему и переходим к следующему товару и т.д.

Чтобы избежать подобной путаницы, можно настроить места хранения товара. Так мы сможем определить, что товар у нас храниться в разных частях помещения в разных единицах измерения. Например, мы можем определить что у нас весь товар храниться в трех зонах:

  • подсобное помещение (молоко в упаковках по 12л, кофе в пачках 1кг)
  • холодильник у бара (молоко в пачках по 1л и молоко распечатанная пачка)
  • барная стойка (уже распечатанный кофе, пачка в граммах)
При такой схеме сотрудник сможет производить подсчет в следующей последовательности:
  • подсобка, молоко в упаковках 12л
  • подсобка, кофе в пачках 1кг
  • холодильник, молоко в пачках 1л
  • холодильник, молоко в распечатанной пачке в милилитрах
  • барная стойка, кофе в распечатанной пачке в граммах
Сотрудник как бы проводит опись всего помещения, внося данные в систему. Система сама просуммирует товар из разных зон. Минусом же такой схемы является то, что карту расположения (и используемые единицы измерения) нужно настроить заранее управляющему и поддерживать ее в актуальном состоянии.

Места хранения настраиваются в разделе "Склад - Справочники - Места хранения". Нужно строго определить последовательность мест хранения и внутри каждого места хранения определить последовательность хранящихся товаров (порядок можно менять местами). Именно в такой последовательности будет проводиться подсчет остатков.

Кроме того в местах хранения можно определить вес тары для весового товара. Тогда на ревизии можно будет задавать вес с учетом тары.

Идея позаимствована у ДодоПицца, подробности тут: https://www.youtube.com/watch?v=W3A4h1VD5Jg

Поставщики

В разделе "Склад - Справочники - Поставщики" можно задать своих поставщиков, контакты для заказа товара, условия поставок. Пока это только справочник контактов. В дальнейшем планируется добавить составление плана закупок и прочие функции, связанные с постащиками.