Мероприятия

Раздел "Мероприятия" предназначен для оценки эффективности проведения мероприятий в Вашем заведении (рентабельности), планирования мероприятий, автоматичекого подсчета платы организаторам, генерации афиш для группы и прочего.

Предварительные настройки

Прежде чем создавать мероприятия необходимо предварительно настроить: типы(группы) мероприятий, организаторов и провести настройку цен.

Организаторы мероприятия

Раздел "Мероприятия" - "Организаторы мероприятия" предназначен для ведения списка организаторов мероприятий (если существуют партнерские договоренности), условий работы с ними, контактов и прочих заметок.

При создании нового организатора необходимо задать формат сотрудничества (как мы будем оплачивать услуги организатора-партнера). Нужно это не только для того, чтобы зафиксировать где-либо договоренности, но и производить автоматический подсчет вознаграждения организатора на основе количества участников. Возможные варианты сотрудничества:

  • Бесплатно, если ничего организатору выплачивать не нужно
  • Сертификат на бесплатное посещение (то же самое что бесплатно, только парнер сможет бесплатно придти к Вам в заведение в следующий раз в качестве бонуса за организацию мероприятия у Вас)
  • Фиксированная оплата - в случае если организатору нужно заплатить определенную сумму вне зависимости от посещаемости мероприятия. В таком случае в поле "Значение" оплаты необходимо задать сумму выплаты.
  • Процент от выручки. В поле "Значение оплаты" необходимо задать процент, например 20.
  • Фикс. за гостя - фиксированная сумма за каждого участника мероприятия вне зависимоти от того, сколько участники заплатили за нахождение в Вашем заведении. В поле "Значение оплаты" необходимо задать сумму за гостя, например 50.
Рассчитанное вознаграждение организатора можно увидеть в следующих местах системы:
  • На странице "Мероприятия" - "Рентабельность"
  • На персональной странице организатора
Поле "Описание" предназначено для каких-то комментариев/контактов для связи и видно только тому, кто ведет план мероприятий.

В списке организаторов стоит создать свое заведение с типом оплаты "Бесплатно", ведь часть мероприятий Вы проводите сами, без привлечения сторонних организаторов.

Персональная страница организатора

Если у Вас открытые доверительные отношения с организатором, можно отправить ему ссылку на персональную страницу. Предназначена она для того, чтобы организатор в режиме реального вермени мог видеть, кого из гостей отметили как участников мероприятия, сколько они оплатили и какую сумму получит организатор. С этой суммой организатор может подойти на кассу и получить рассчет без какого-либо участния Вашего арт-директора (можно лишь потом проверить суммы затрат). Т.о. получается ситуация, когда кто-то проводит у Вас мероприятие (например, Мафия), затем получает за это вознаграждение, но Вам не требуется отвлекаться на это и проводить подсчеты/рассчеты вручную, ждать окончания мероприятия, чтобы рассчитаться.

Персональная страница организатора выглядит следующим образом и всегда отображает лишь последнее состоявшееся мероприятие:

Настройки цен

Раздел "Мероприятия" - "Настройки цен" необходим для того, чтобы задать шаблоны расценок мероприятий и описать, какие цены и в каких случаях применяются.

Наименование будет служить пояснением сотруднику при записи гостя (в каком случае какая оплата). Значения для оплаты - это варианты, из которых сотрудник сможет сделать выбор и зафиксировать оплату. Обращаем внимание, что в случае фиксированной оплаты за мероприятия плата берется с гостя при приходе в заведение.

Типы мероприятий

Все мероприятия разбиты на типы (группы). Это позволяет:

  • подводить статистику, сгруппированную по различным типам мероприятий
  • автоматически указывать сотрудникам места для бронирования в день мероприятия;
  • настроить оповещение гостей, подписанных на конкретный тип мероприятий, например мафия (пока в разработке)
  • посторить план постов в группу на предстоящую неделю

План мероприятий

После всех предварительных настроек в разделе "Мероприятия" - "План мероприятий" мы уже можем вести план мероприятий на выбранный месяц.

Мероприятие можно создать как черновик (предварительная договоренность с кем-то), либо поставить гачлоку "Подтверждено". Только подтвержденные мероприятия будут отображаться в афишах, на планшете у сотрудников и в разделе Бронирования.

При редактировании мероприятия так же имеются специальные поля "Расход на рекламу" и "Дополнительные расходы". Заполняются они как правило пост фактум и служат для более корректной оценки рентабельности мероприятия с учетом всех затрат.

Когда у нас есть составленный план мероприятий, на планшете за барной стойкой при записи гостей сотрудники смогут делать отметки участников на мероприятия. На экране будут отображаться только те мероприятия, которые будут проходить в этот день. Нет необходимости предупреждать сотрудников, при записи гостя они сами увидят - какое сегодня будет мероприятие, во сколько оно начнется и закончится, какие условия оплаты гостя. Самое главное, научить сотрудников отмечать гостей как участников мероприятия, если в этот день оно у Вас проходит. Для этого в шаблоне приветствия гостя сотрудником как правило присутствует фраза "Вы на мероприятие?" или "Вы на киноночь(мафию и т.д.)?".

Так же система позволяет автоматически рассчитать дополнительную оплату за время перед мероприятием, если гость пришел уж слишком заранее (для мероприятий с фиксированной оплатой). В разделе "Параметры" - "Параметры системы" - "Касса" можно задать количество бесплатных минут до мероприятия (например, 60 минут). Если гость придет раньше (например, за 90 минут), то система к сумме оплаты за мероприятие прибавит сумму оплаты минут (например,90 - 60 = 30 минут). На скриншоте выше показано, что гостю помимо оплаты мероприятия необходимо оплатить дополнительное время (247 минут).

Рентабельность

В разделе "Мероприятия" - "Рентабельность" мы можем отследить, какая у нас была посещаемость каждого мероприятия, какую выручку оно нам принесло, какие были затраты и сколько в итоге мы смогли на нем заработать.

Рентабельность по типам

В разделе "Мероприятия" - "Рентабельность по типам" аналогичен предыдещему, но данные сгруппированы по типам мероприятий, что позволяет в целом оценить необходимость определенного типа мероприятий в разрезе месяца или нескольких. Это еще одна причина разбивать мероприятия на определенные типы.

План постов на неделю

Если посты в группу Вы создаете раз в неделю, то Вам может пригодиться раздел "Мероприятия" - "План постов на неделю". У каждого типа мероприятия есть настройки - за сколько дней нужно сделать посты о нем. А на данной странице мы выбираем неделю, на которую мы хотим написать посты и система показывает нам, о каких мероприятиях и в какие дни нужно опубликовать в группе информацию. Например, 24 августа у нас должен выйти пост о мероприятии, которое состоится 29 августа.